公衛歲月（2005年-2012年）小說、雜文、散文集：
六十四、公文時效管制獎懲實施要點：心得報告
作者：吳聰賢醫師
【前言】
99年3月2日局務會議，主席裁示，針對「彰化縣政府及所屬各機關公文時效管制獎懲實施要點」第四點，請各主管於3月9日，下次局務會議中發表意見。
企畫資訊科承辦人林宜盈，於3月3日，以電子郵件再次通知各主管，惟遺漏副局長與秘書。「主旨：局務會議報告通知。主旨：各位長官好，局長於局務會議中裁示，請各主管針對彰化縣政府及所屬各機關公文時效管制獎勵實施要點之第四點，於下次會議中發表意見，另檢附實施要點乙份供參。」
【彰化縣政府及所屬各機關公文時效管制獎懲實施要點】
彰化縣政府（以下簡稱本府）為有效發揮文書流程管理功能，加速公文處理，提昇行政效能，依據行政院院頒「文書處理、檔案管理手冊」及行政院研究發展考核委員會訂定之「文書流程管理手冊」規定，特訂定本要點。
此實施要點，99年1月14日府計管第某號函修正，包括沿革，總共有12要點，除第四點外，其他要點簡述如下：公文處理時限標準、會辦單位處理會辦公文時限標準、公文處理期限假日之計算標準、各單位成員主動積極掌握公文處理時效之職責規定、依本府訂定之各項獎勵評分標準表進行考評、公文承辦或會辦有逾期者之懲處標準表、專案簽報議處之情事等。
【實施要點第四點】
第四點：經承辦單位主管核章送會之案件，除經協調承辦單位主管同意者外，會辦單位不得擅自退件或拒不會辦，會辦單位如有意見，應依權責簽擬意見，提供承辦單位參考陳請長官核參。會辦單位承辦人員或核稿人員公差、請假時，會辦單位主管應督促職務代理人確實於時限內會畢，避免積壓公文情事。
【心得與意見報告】
在報告第四點議題前，所謂「預防重於治療」，故首先強調「事前溝通比事後彌補更重要」。依據本實施要點第六點「本府暨所屬各機關公文時效管制稽查，各單位成員應基於自我主動及全面管理原則，主動積極掌握公文處理時效，其職責規定如下」，第一項「各單位各級主管及核稿人員職責」，第二款「對涉及兩個以上單位之案件，宜與相關單位商定原則後再行處理，避免因往來會稿而延誤時效。」
以本局各科室來講，例行性的送會案件，當然不需事前溝通，但較特殊的、複雜的，非一般性或常規性的送會案件，事前溝通有其重要性，例如「此案件是否跟貴科室有關？是否需要會你們？」「若本科室的立場是這樣，請問貴科室有何看法？」「若本科室如此處置，請問貴科室會如何配合辦理？」「以貴科室的立場，請問本案件如何處置較恰當？」「請問我們兩科室間如何搭配，如何立場一致、口徑一致，才能把案件辦妥？」
沒有事前溝通，延誤時效是其次，造成承辦單位與會辦單位間之猜忌、誤解、不爽、不信任、對立，甚至口出不遜、惡言相向，傷害才大。例如「此案根本與我們科室無關，可有可無，幹嘛故意找碴，拖人下水！」「主辦單位之立場似乎模糊不清，兩面手法，幹嘛要會辦單位先表態！」「主辦單位之處置似乎有暗盤，可能有抬面下交易，幹嘛要會辦單位背黑鍋！」「主辦單位送會文稿暗藏玄機，暗喻有上級長官之施壓或關照，是真是假，讓人提心吊膽，動則得咎！」承辦人與承辦人間，單位主管與單位主管間，引發衝突、摩擦是不需要的，彼此撕破臉後，將衍生後續的不理性對抗和不合作，所以事前溝通不可省。
不過，這種事前溝通是誠心的、公允的、平行的、均勢的，如果有偏差、不對等，例如某方較強勢、較霸道，甚至自以為是、唯我獨尊、不講理，這種事前溝通肯定無效，溝通比不溝通更糟糕，不是劍拔弩張，提前引爆衝突，就是一方妥協、放棄、無所謂、管你去死；或者內心不平，受盡委屈，搥胸頓足、傷心落淚、暗夜飲泣。有謂溝通是手腕、是技術，更是藝術，「存乎一心，難以言傳」，誠然也。唯有個人本乎良心，盡力而為，善盡職責吧了。
現在對第四要點進行報告。第四點內容切割成三個層面，第一個層面「除經協調承辦單位主管同意者外，會辦單位不得擅自退件或拒不會辦」；第二個層面「會辦單位如有意見，應依權責簽擬意見，提供承辦單位參考或陳請長官核參」；第三層面「會辦單位承辦人員或核稿人員公差、請假時，會辦單位主管應督促職務代理人確實於時限內會畢」。
第一個層面，原則上，會辦科室主管會依照規定，電話承辦科室主管，告知拒絕接受會辦，請求退件，但對方講話之語調、口氣、態勢，不一而足，善意與惡意，有天壤之別，聽者「冰天飲水，冷暖自知」。例如，有風度、有修養，且站在法理一端的會辦單位，會委婉告知：「依據縣府或行政院頒某法規或法條規定，此案不需會我們，由你們承辦單位依權責辦理。」甚至影印相關規定供參，這類拒絕會辦的退件案，讓人心服口服，受教良多，感激涕零，此類案例佔多數，讓人欽佩的高等手法。
次等的，此類案例較少。例如，用莫名奇妙、胡謅一通、似是而非的理由乎攏承辦單位：「依據某規定，且依據行之多年慣例，以及長官指示，此案不需會辦我們，由你們承辦單位全權處理即可。」有沒有附上相關規定影本？沒有！可不可影本相關資料供參？以「哪有美國時間，自己上網搜尋」回嘴！何謂慣例？何謂長官指示？一面之詞，無憑無據，僅能忍氣吞聲，啞巴吃黃蓮。事涉相關法規、法條，專業不同，了解不深，只能被半逼迫退件。
更甚者，屬下等，此類案例十年難得碰上一件。例如，對方用興師問罪方式，天塌下來般咬牙切齒，帶刀帶劍般劈頭砍，仇人見面似恨不得一刀讓你斃命，「幹什麼東西！這件公文根本不需要會我們！」接近幹譙語氣，只差沒罵三字經。有的還氣勢凌人，把自己科長、主任身份捧上天，自以為了不起、多能幹、多偉大，後面還來幾句人身攻擊：「沒知識，也要有常識，連要不要會辦都搞不清楚，幹什麼科長！」「你這個科長怎麼當的！承辦人簽出來你就蓋章，你會不會當科長啊！回家吃自己！」
從這層面，所謂「經協調承辦單位主管同意後，可以退件不會辦」，仔細推敲是有疑義，有協調，有同意，符合實施要點規定，但「同意」一詞，包羅萬象，涵蓋「心悅誠服同意」、「自知理虧同意」、「半推半就同意」、「息事寧人同意」、「無可奈何同意」、「忍氣吞聲同意」、「條件互惠同意」、「半逼迫而同意」、「全逼迫而同意」、「被幹譙而同意」。說句開玩笑的話：「賭上個人前程及家中老小生命，不得不同意。」類似民代「關說」案件，絕不會有人傻到自己承認是「關說」，僅會承認是「關心」，但意義是相同的。「關說」於法不容，「關心」不違法，相同的，「不協調就退件」違反規定，但「協調後退件」於法有據。
第二個層面，「會辦單位如有意見，應依權責簽擬意見」，此部份分兩類，「正向意見」與「負向意見」。「正面意見」讓人感激，例如，簽擬意見：「依據相關法規，此案需詳述某年某月某日、何時何地、事發經過、處理流程、討論決議等，另外，簽呈需檢附相關法規、申訴書、訴願書及會議紀錄等。」此等意見依專業陳述，善盡指導，詳盡確實，言無不盡，筆跡工整，密密麻麻，一目暸然，讓承辦單位有方向、有依循，這是處理問題的方法，讓人感佩，五體投地。
不過，承辦單位最怕「回歸原點式退件」、「分階段式退件」、「無所適從式退件」、「前後不一式退件」。所謂「回歸原點式退件」，就是第一次簽擬意見後退件；第二次又簽擬不同意見後退件，經過幾番重複退件後，最後發現，繞了一大圈又回歸到原點，讓人啼笑皆非，更讓人貽笑大方的，甚至以承辦單位原先的簽呈才是正確的。所謂「分階段式退件」，就是會辦單位好像老人罹患攝護腺肥大，小便解不乾淨似的，簽擬意見不一次解決，每寫一次意見，就退一次，反反覆覆退了好幾次，才把意見寫齊，讓費不少時間、精力、紙張與碳粉。
所謂「無所適從式退件」，就是會辦單位簽擬的意見，長篇大論、廣徵博引、面面俱到，卻天馬行空，內容鬆散，抓不住主題，甚至前後矛盾、模擬兩可、似是而非，讓人無所適從，到底採用甲法、乙法或丙法，莫衷一是，搞得承辦單位一個頭兩個大。所謂「前後不一式退件」，就是同樣一件案件或類似案件，依據前次簽擬之意見照樣辦理，前次可過關，這次則退件，反覆無常，讓人抓狂；甚者，會辦單位不同承辦人有不同意見，甲承辦人可過關，乙承辦人則退件，標準不一，傷透腦筋；更甚者，會辦單位承辦人簽擬意見後，單位主管又簽擬不同意見，承辦單位被耍得團團轉，唉聲歎氣，無處訴冤屈。
「負向意見」讓人不敢苟同，例如，「依據相關規定，貴單位處置方式有疑異，尚待商榷，故予退件重擬。」「依據某法規，貴單位需檢附相關資料，如日據時代原始正本、台灣光復初期戶政資料、台灣駐外領事證明書，或甲乙兩造雙方法院對質詳細影音內容等，待資料齊全後，再重新會辦。」這根本是找碴，不明述理由，也不下指導方針，以含糊理由退件，拍拍屁股把問題丟給承辦單位，「你命苦，你倒楣，你命該如此；自己的問題，自己解決，天皇老子也無能為力」，這不是公務員相忍為國、為民服務應有的態度。
關於會辦單位製造一些無法解決的難題，讓人感嘆天理何在！這是個人假想狀況，其他公家機關可能有此案例，但本局不曾有。它不僅是找碴、推委、延宕，反而產生更多事端，唯恐天下不亂，逼人於絕境，不要說日據時代或台灣剛光復時期的原始資料，連兩年前或三年前的資料都難以齊全；駐外單位或法院等文書，豈是一時片刻拿得到的，根本是難人所難，而對方卻落石下井、袖手旁觀、幸災樂禍，可惡又可恨。
最後，對第三個層面，「會辦單位承辦或核稿人員公差、請假時，會辦單位主管應督促職務代理人確實於時限內會畢」。我報告內容有兩問題，第一個問題，閘門偶有疏漏，因極少數會辦案件不經正常流程，不像一般公文有簽收動作，而直接由會辦單位承辦人接手，沒經單位主管轉發，主管不知有會辦案件，無從督促承辦人或職務代理人於時限內會畢，罪不在主管。另外，沒有電腦資訊系統管控會辦案件是否逾期，主管可能因忙碌或不察，忘記此會辦案件，以致不知該督促承辦人或職務代理人於時限內會畢，非戰之罪。
第二個問題，非會辦單位承辦人公差或請假，而是會辦單位主管公差或請假，誰來督促承辦人或職務代理人於時限內會畢，只有承辦單位承辦人與主管了，似乎越爼代庖。其實，較麻煩的，也較嚴重的，是單位主管之職務代理人心有恐懼，擔心簽核錯誤或簽擬意見不當，事後被單位主管罵得狗血淋頭，動則得咎，不如不管，等單位主管親自簽核。當然，有些會辦案件，職務代理人只得電話熱線，事事請益，取得單位主管批准後再會簽，至於哪些會辦案件需隨時熱線請益？模糊空間太大了。假使熱線電話不通，聯絡不上單位主管，怎麼辦？看著辦！到底要逾期被行政懲處，或顏面盡失被單位主管臭罵，自己選擇，自己承擔後果。（99年3月6日完稿）
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